প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট কি?

১. লিডারশিপ
এটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের প্রাণ। অনেকেই মনে করেন লিডারশিপ জন্মগত একটি ব্যাপার। কিন্তু প্রকৃতপক্ষে শিখার আগ্রহ থাকলে এবং নিয়মিত চর্চা করলে লিডারশিপের জন্য প্রয়োজনীয় বিষয়গুলো অর্জন করা সম্ভব। প্রজেক্ট ম্যানেজিং মানে শুধু কতগুলো কাজকে ম্যানেজ করা নয়। এখানে আপনাকে একদল মানুষকে নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। আর মানুষকে নিয়ন্ত্রন করা খুব কঠিন কাজগুলোর একটি। প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসেবে এর সফলতা এবং ব্যার্থতার দায়ভার আপনার উপর বর্তাবে। এজন্য প্রজেক্ট সফলভাবে সম্পন্ন করার জন্য আপনার টিম মেম্বারদের নিয়মিত মোটিভেশন এবং গাইডলাইন দিতে হবে। তাদের কাছ থেকে কাজ আদায় করে নিতে হবে।
এজন্য প্রজেক্ট ম্যানেজ করতে হলে আপনাকে অবশ্যই দক্ষতার সাথে নেতৃত্বের কাজটি করতে হবে।
২. যোগাযোগ
এ বিষয়টি লিডারশিপের সাথে খুব ঘনিষ্টভাবে সম্পর্কিত। আপনি কি করতে চান, সেটি যদি টিম মেম্বারদের ঠিকমতো বুঝাতে না পারেন, তবে আপনার নেতৃত্ব ব্যার্থতা বয়ে আনবে। প্রজেক্ট ম্যানেজ করতে গিয়ে আপনাকে শুধু যোগাযোগ করলেই হবে না। যেকোনো উপায়ে আপনার টিম মেম্বার, ব্যবসায়িক অংশীদার, কন্ট্রাক্টরসহ প্রজেক্টের সাথে সংশ্লিষ্ট সকলের কাছ থেকে কাঙ্ক্ষিত আউটপুট বের করে আনতে হবে।
সবাইকে নিয়ে নিয়মিত মিটিং করতে হবে। কাজের অগ্রগতি জানতে হবে। তাদের মতামত এবং পরামর্শ শুনতে হবে। মেম্বারদের সাথে একক এবং দলগত যোগাযোগ রক্ষা করতে হবে। সকলের মধ্যে সঠিক সমন্বয় নিশ্চিত করতে হবে। কাজের পরিবেশ এবং প্রয়োজনীয় উপকরণের সাপ্লাই রয়েছে কি না সে বিষয়ে আপডেট থাকতে হবে।
৩. প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট-এর জন্য শিডিউল
এটি প্রজেক্ট-এ সফলতার জন্য মূল কাজ। প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসেবে আপনাকে প্রজেক্ট সম্পন্ন করার সময় নির্ধারণ করতে হবে। এরপর প্রজেক্টটিকে সাব-প্রজেক্ট এ ভাগ করতে হবে। কোন সাব-প্রজেক্ট শেষ করতে কতদিন সময় লাগবে সেটির জন্য পরিস্কার শিডিউল প্রস্তুত করতে হবে। এর জন্য কি পরিমাণ বাজেট লাগবে সেটিও নির্ধারণ করতে হবে।
মোট কতটি টিম কাজ করবে, কোন টিম কতটি কাজ করবে, প্রজেক্টের জন্য ডাটা বা অন্যান্য উপকরণ কোথা থেকে আসবে সেটি ঠিক করে রাখতে হবে।
একটি টিম কাজ করে অন্য টিমের কাজ শেষ হওয়ার অপেক্ষায় রয়েছে, এমনটি হলে আপনি ডেডলাইন মিস করবেন এবং আর্থিক ক্ষতির সম্মূখীন হবে।
এজন্য শুরুতেই একটি নিশ্চিদ্র টাইট শিডিউল প্রস্তুত করা এবং সে অনুযায়ী প্রজেক্ট পরিচালনা করা আপনার মূল দায়িত্ব।
৪. রিস্ক ম্যানেজমেন্ট
ছোট হোক বা বড় হোক, একটি প্রজেক্ট রান করানো মানেই ঝুঁকি নেওয়া। এজন্য প্রজেক্ট প্ল্যানিং-এর সময়ই এ বিষয়টি বিবেচনায় রাখতে হবে।
এক্ষেত্রে আপনাকে যতটা সম্ভব বাস্তববাদী হতে হবে। প্রজেক্ট পরিচালনায় কি কি সমস্যা আসতে পারে সেগুলো চিহ্নিত করুন এবং সেগুলো এড়িয়ে যাওয়ার অপশন হাতে রাখুন। কোন সমস্যা এড়াতে না পারলে সেটির জন্য সম্ভাব্য সমাধান বের করে রাখুন।
রিস্ক ম্যানেজমেন্ট-এ আপনি যত দক্ষতার পরিচয় দিবেন, প্রজেক্ট-এ সফলতার সম্ভাবনা বেশি থাকবে।
অবশ্য প্রজেক্ট চলাকালে বিভিন্ন সমস্যা আসতে পারে, যেগুলো আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে। এক্ষেত্রে উপস্থিত বুদ্ধি কাজে লাগাতে হবে। বিচলিত না হয়ে সাহসিকতার সাথে সমস্যার মোকাবিলা করুন।
৫. কস্ট ম্যানেজমেন্ট
টাকা ছাড়া কোন কাজই সম্ভব নয়। তাই প্রজেক্ট এর শুরুতেই বাজেট নির্ধারণ করুন। এক্ষেত্রে চলতি বাজার সম্পর্কে খোঁজ-খবর নিন। বাজেট তৈরিতে বাস্তববাদী থাকুন এবং খরচ করার ক্ষেত্রে নিজের নিয়ন্ত্রণ রাখুন।
বাজেট-এর বিষয়টি একটু জটিল, কারণ অধিকাংশ ক্ষেত্রেই বাজেট স্বল্পতা কারণে প্রজেক্ট সঠিকভাবে রান করানো যায় না। আপনার নিজের ব্যক্তিগত/কোম্পানীর পর্যাপ্ত বাজেট থেকে থাকলে অবশ্য আপনি সৌভাগ্যবান।
তবে, টাইট বাজেট নিয়ে আপনি কিভাবে প্রজেক্ট বাস্তবায়ন করেন, সেটি আপনার দক্ষতার লেভেল নির্দেশ করে।
৬. প্রজেক্ট পরিচালনার জন্য নেগোসিয়েশন
প্রজেক্ট-এ সাফল্যের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে নেগোসিয়েশন। নেগোসিয়েশন মানে দরদাম করে কম টাকায় জিনিস করা নয়, প্রজেক্ট পরিচালনার সকল ক্ষেত্রে এটি গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। আপনি প্রজেক্ট পরিচালনা করছেন মানে প্রতিনিয়ত নেগোসিয়েশন-এর মধ্যেই আছেন। কাজের প্রয়োজনে আপনাকে প্রতিনিয়ত “না” বলতে হবে। তাই “না” বলতে শিখুন। তবে এক্ষেত্রে কৌশলী হোন। কাউকে না করতে গিয়ে যাতে সম্পর্ক নষ্ট না হয় সেদিকে লক্ষ্য রাখুন। কাজ করতে গিয়ে টিম মেম্বারদের মাঝে মনোমালিন্য বা ঝামেলা তৈরি হতে পারে। এসব ক্ষেত্রে নেগোসিয়েশনে দক্ষতা থাকলে সহজেই সমস্যাগুলোর সমাধান দিতে পারবেন। এর ফলে কাজের পরিবেশ ভাল থাকবে, কাজে গতি আসবে।
৭. টাস্ক ম্যানেজমেন্ট
শুরুতে হয়তো আপনি একটি প্রজেক্ট পরিকল্পনা করেছিলেন। কিন্তু বাস্তবায়ন করতে গিয়ে দেখবেন এটি কয়েকশত, এমনকি হাজারেরও কাজের সমষ্টি। এসকল কাজগুলোর পৃথক পৃথক সফলতাই আপনার প্রজেক্টে ম্যানেজমেন্ট এর চূড়ান্ত সাফল্য নির্ধারণ করে দিবে।
এজন্য প্রতিটি কাজের প্রতি গুরুত্ব দিন। বড় কাজগুলোকে ভেঙ্গে ছোট করে সে অনুযায়ী পরিকল্পনা সাজান। প্রতিটি কাজের জন্য ডেডলাইন নির্ধারণ করুন। সবগুলোকে একটা টাইমফ্রেম-এ নিয়ে এসে সেটি বাস্তবায়ন করুন। সামান্য একটু গ্যাপ থাকার কারণে আপনার প্রজেক্ট অনেকদূর পিছিয়ে যেতে পারে। এজন্য টাস্ক ম্যানেজ করা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ।

কমেন্ট করুন